Supportpunt kennisbank

De goed bestuur codes, die door vele koepelorganisaties worden opgesteld, bevatten richtlijnen die raadzaam zijn te volgen als bestuurder. Echter, wat zijn de wettelijke verplichtingen? Wat wordt er volgens de wet onder het  ‘besturen van de vereniging of stichting’ verstaan. In dit stuk leggen we je de basis uit.

1.     Taken

• Houden aan de afspraken en regels die voortvloeien uit de statuten.
• Financieel beheer van de vereniging of stichting. De wet stelt dat het bestuur verplicht is een boekhouding te houden en na afloop van elk boekjaar een jaarrekening op te maken. Deze jaarrekening moet in ieder geval een balans, een winst-en-verliesrekening en een toelichting daarop bevatten.
  De concrete eisen die aan boekhouding en jaarrekening worden gesteld, kan Supportpunt je nader uitleggen of kun je hier vinden.
• De vertegenwoordiging van de organisatie ‘naar buiten toe’ . Hierbij kan je denken aan het sluiten van contracten, maar ook aan de inschrijving van de organisatie in het Handelsregister.
• Het bestuur geeft leiding aan datgene wat bijdraagt tot het bereiken van het doel van de organisatie. Het doel van de organisatie en de ruimte van de statutaire doelomschrijving speelt daarbij een grote rol. Verricht het bestuur een handeling die ver buiten het doel van de vereniging ligt dan is die rechtshandeling vernietigbaar.
• De voorbereiding van de besluitvorming binnen de eventueel statutair in het leven geroepen andere organen van de organisatie en de zorg voor het goed functioneren daarvan.
  Bij verenigingen zijn er altijd twee andere organen, de algemene ledenvergadering (ALV) en de kascommissie. Het bestuur moet deze in staat stellen hun functie te doen. Onderdeel hiervan is het juist oproepen van de algemene vergadering en het tijdig informeren van de kascommissie zodat zij hun taak kunnen uitvoeren.
• Het uitvoeren van besluiten van andere organen van de organisatie. Wanneer een ALV of een Raad van Commissarissen (RvC) bepaalde besluiten oplegt dan dient het bestuur hiermee aan de slag te gaan.

2.     Taakverdeling in het bestuur

Iedere bestuurder van een rechtspersoon dient samen te werken met zijn collega-bestuurders, wettelijk heet dit het beginsel van collegiaal bestuur. Het is niet uitzonderlijk dat in de statuten aan bepaalde bestuur functionarissen een taak wordt gegeven. Dit geldt met name voor de penningmeester en de voorzitter.

De wet stelt dat iedere bestuurder tegenover de vereniging gehouden is tot een behoorlijke vervulling van de aan hem of haar opgedragen taak. Is dat niet het geval en kan hij of zij een ernstig verwijt worden aangerekend, dan is de bestuurder persoonlijk aansprakelijk. Sommige taken, met name het bepalen van het algemene (financiële) beleid, blijven altijd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle bestuurders.

3.     Verantwoording

Over de bestuurstaken moet ook verantwoording worden afgelegd. De wijze van verantwoording komt in verschillende vormen. Zo zijn organisaties, verplicht uiterlijk zes maanden na het afsluiten van het boekjaar een jaarrekening te presenteren. Ook zijn ze verplicht een jaarverslag te maken. De jaarrekening geeft zicht op het financiële verloop in het afgelopen jaar, terwijl het jaarverslag zicht geeft op de activiteiten. Eventueel kun je de jaarrekening opnemen in het jaarverslag, maar dat is niet verplicht. Beiden moeten bovendien afzonderlijk gemaakt worden. In het spraakgebruik wordt met ‘jaarverslag’ vaak het gehele boekwerk aangeduid, en het louter financiële deel met ‘jaarrekening’. Tevens heb je als organisatie een administratieplicht. Dit wil zeggen dat je de jaarrekening zeven jaar lang moet bewaren.

Jaarverslag

Het jaarverslag is eenvoudigweg een verslag van wat er in het voorgaande jaar is ondernomen en heeft plaatsgevonden. Voornamelijk voor leden of donateurs, gemeenten en andere geïnteresseerden kan dit een handig instrument zijn om inzichtelijk te maken hoe je aan het behalen van je doelen hebt gewerkt.

Daarnaast verschijnt steeds vaker ook een videoverslag, animatiefilm of vlog. Immers, hoe wervender je inzichtelijk kunt maken wat je hebt gedaan en wat dat heeft opgeleverd, des te groter de kans dat geïnteresseerden ook volgend jaar bij jouw organisatie betrokken willen blijven. Hierbij ga je ook inhoudelijk in op wat de activiteiten zijn geweest.

Je kunt de volgende zaken opnemen in het jaarverslag:

• Welke afspraken stonden er en welke zijn daadwerkelijk nagekomen?
• Wat heeft je organisatie ondernomen op het gebied van communicatie, public relations en publiciteit?
• Met welke stakeholders of partners heb je samengewerkt en wat was daarvan het resultaat?
• Wat is er veranderd in de interne organisatie? Denk aan bestuurswisselingen, de werving van vrijwilligers en de aanschaf van nieuwe materialen etc.
• Hoe ziet de financiële situatie er (in het kort) uit?
• Hoe heb je het afgelopen jaar ervaren? Welke kansen en/of valkuilen ben je tegengekomen?
• Wat zijn de dromen voor volgend jaar? Op welk pad gaat je zeker verder en op welke niet?

Jaarrekening

De jaarrekening van een organisatie moet voldoen aan wettelijke eisen. De jaarrekening verstrekt je ook bij subsidie verantwoordingen of aan fondsen die de organisatie hebben gesteund.

Een uittreksel van deze rapportage maak je t.b.v. de publicatieplicht bekend, wanneer je een ANBI-organisatie bent. Sinds 1 januari 2021 zijn grote ANBI’s verplicht gebruik te maken van standaardformulieren.

Voor een uitgebreidere toelichting over het hoe en waarom van de jaarrekeningen kun je terecht op onze financiële administratie pagina. Tevens helpt Supportpunt je graag bij het opstellen van je jaarrekening en geeft je een terugblik doormiddel van de presentatie jaarrekening op de portal.

4.     De statuten

Bij de oprichting van een vereniging vormen de statuten het belangrijkste stuk. Het is als het ware de grondwet van de vereniging. Vaak stelt het bestuur ook een huishoudelijk reglement op, met uitvoeringsbepalingen en/of aanvullingen. Denk hierbij aan regels over het aanvragen van het lidmaatschap, de contributiebetaling, de besluitvorming binnen het bestuur of het gebruik van het clubhuis.

Als een vereniging of stichting wordt opgericht bij notariële akte, ontstaat een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid. Het bestuur dient zich te houden aan de statuten. De meeste rechtszaken waarbij bestuurder persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld, komen door het niet volgen van de statuten.  De statuten vormen namelijk de juridische basis en leefregels van de organisatie; zij geven de structuur, inrichting en organisatie weer. Hier vind je een overzicht van wat erin de statuten moet.

Wijzigen van statuten

Het is verstandig om de statuten zo volledig mogelijk te maken. Als iets niet in de statuten staat, is de wet van toepassing. Echter, soms komt het voor dat je organisatie iets wilt wijzigen in de statuten. Bij een vereniging gaat de ALV over een statutenwijziging. Bij de stichting ligt deze bevoegdheid bij het bestuur.

Het huishoudelijk reglement

Een huishoudelijk reglement is een set regels en richtlijnen, in aanvulling op de wet en de statuten. Een vereniging of stichting moet beschikken over statuten, het opstellen van een huishoudelijk reglement is niet verplicht. Toch kiezen bijna alle verenigingen en stichtingen ervoor een huishoudelijk reglement te maken. om meer te lezen over het huishoudelijke regelement. Klik hier om meer te lezen over het huishoudelijke regelement.