De tijdelijke wet Digitale Vergadering is per 1 februari 2023 vervallen. Deze tijdelijke wet was ingesteld, aangezien het tijdens Corona niet altijd mogelijk was om algemene vergaderingen fysiek te organiseren.

Aangezien er veel vraag is, vooral vanuit het bedrijfsleven, naar permanente wetgeving op dit gebied ligt er momenteel een wetsvoorstel klaar waarmee het mogelijk moet worden om in de toekomst de algemene ledenvergadering volledig digitaal te houden. Het is nog niet bekend wanneer dit voorstel definitief wordt. Aan zo’n volledige digitale vergadering zullen verschillende voorwaarden gebonden zijn. Een dergelijke vergadering moet namelijk een afspiegeling zijn van een fysieke vergadering.

Wanneer het wetsvoorstel is aangenomen, zal je als bestuur van de vereniging met enkele dingen rekening moeten houden en voorbereiden indien nodig. Mogelijke punten kunnen zijn: 

• De mogelijkheid tot volledig digitaal vergaderen moet in de statuten zijn opgenomen.
• Verplichte mogelijkheid om deel te nemen, het woord te voeren, de nodige documenten te kunnen ontvangen en ‘live’ te kunnen stemmen.
• De mogelijkheid tot identificatie via het elektronisch communicatiemiddel.

Totdat de nieuwe wet in werking gaat, is een 100% digitale gehouden algemene ledenvergadering niet rechtsgeldig. Uitsluitend indien de statuten hierin voorzien, mag je wel hybride digitale vergaderingen (combinatie van digitaal én fysiek) houden. Controleer dus goed of je statuten deze vorm van vergaderen toestaan. Op onderstaande afbeelding kun je zien wat hybride vergaderen inhoudt.