Kennisbank

Een personeelsproces heeft veel verschillende functies. Deze dienen allen aanwezig te zijn. Vaak gebruiken stichtingen en verenigingen een extern loonservicebureau die de loonadministratie verzorgen. Daarmee is al een deel van de functiescheiding opgevangen. In het onderstaande voorbeeld wordt uitgegaan van een medewerker die zijn prestaties levert op uurbasis.

Voor directieleden die een vast salaris ontvangen is het belangrijk dat het loon is vastgesteld door het bestuur. Deze beslissing dient te worden vastgelegd in de bestuursnotulen. De uitbetaling dient – in dit voorbeeld – altijd te worden gefiatteerd door de penningmeester. De penningmeester heeft de mogelijkheid om de uitbetaling te controleren.

• Naar aanleiding van ontstane vacature start een medewerker de wervingsprocedure.
• De directie maakt een keuze voor aan te nemen kandidaat en stelt arbeidsovereenkomst op, op basis van geldende richtlijnen (bijvoorbeeld CAO).
• Indien vereist geeft het bestuur goedkeuring voor aanname personeel en wordt dit in de bestuursvergaderingsnotulen vastgelegd.
• De arbeidsovereenkomst wordt ondertekend door de directie van de stichting en door medewerker zelf.
• Het contract wordt geregistreerd in personeelsbestand door een registrerende medewerker en registreert; PZ nummer, NAW-gegevens, rekeningnummer, aanvang dienstverband, vastgestelde salaris, contractnummer, einddatum contract.
• Directie fiatteert het contract in het bronbestand.
• De registrerende medewerker registreert het salaris in het standenregister.
• Ontslagaanvragen door een personeelslid of door de werkgever worden door een medewerker ingevoerd in het pz-bestand.
• Men registreert de einddatum van het contract.
• Directie fiatteert de invoer.
• Hierna stelt een medewerker de ontslagbevestiging op.
• Na de einddatum van het contract boekt een personeelslid de standenregister af.
• Medewerkers vullen een urenformulier in waarop standaarduren geregistreerd kunnen worden en eventueel verlofuren. Deze urenformulieren worden ondertekend door de medewerker en leidinggevende.
• Steekproefsgewijs controleert de directeur of deze formulieren correct zijn ingevuld.
• Aan de hand van de personeelsregistratie stelt het loonserivebureau (extern) de loonstroken, betalingsoverzichten, loonheffingsaangifte en loonjournaalposten op.
• Na accordering van de directeur wordt de betaling van de salarissen klaargezet door een medewerker en wordt akkoord bevonden door de penningmeester.