Kennisbank

Sinds 27 maart 2022 is het verplicht dat alle bestuurders van stichtingen en verenigingen zich inschrijven in het UBO-register van de Kamer van Koophandel.

In onderstaand artikel leggen we kort uit waarom en geven we praktische tips die je helpen om aan deze verplichting te voldoen.

Ter voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor fraude, terrorismefinanciering of het witwassen van geld is het verplicht voor organisaties om UBO’s inzichtelijk te maken door hen in te schrijven in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Dit geldt ook voor alle stichtingen en verenigingen . Doe je dit niet dan ben je in overtreding en kun je mogelijk een geldboete of taakstraf krijgen. Het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst controleert hierop. De gegevens van UBO’s in het UBO-register zijn niet openbaar.

Wie is een UBO?
Een UBO is de Ultimate Beneficial Owner, de uiteindelijke belanghebbende van een juridische organisatie. De UBO is een natuurlijk persoon die direct of indirect meer dan 25% stemrecht (belang) of feitelijke zeggenschap heeft bij een stichting.

In het kort is een UBO bij een stichting een natuurlijk persoon die:

• direct of indirect meer dan 25% van het eigendomsbelang houdt in de stichting.
• direct of indirect meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen bij besluitvorming ter zake van wijziging van de statuten van de stichting.
• feitelijk zeggenschap kan uitoefenen over de stichting.

Als je niet zeker weet wie de UBO van jouw stichting is, worden de bestuursleden als UBO aangemerkt.
Zij worden dan ook wel een pseudo-UBO genoemd. Een wissel van een of meerdere bestuursleden moet voortaan daarom niet alleen bij het Handelsregister worden aangemerkt, maar ook binnen 7 dagen bij het UBO register.

Voorbereiden inschrijving
Je moet je UBO opgave in één keer afronden voor alle bestuurders samen. Zorg daarom dat je goed bent voorbereid en dat je alle onderstaande gegevens en documenten bij de hand hebt wanneer je de opgave gaat doen. Een notaris mag ook namens jouw stichting de opgave doen. Ben je een UBO vergeten of wil je een wijziging aanbrengen kan dit nog achteraf.

1. Bepaal wie de UBO’s zijn binnen je stichting. Meer informatie hierover vind je bij de KvK.
2. Zorg dat je de volgende gegevens en documenten gereed hebt. Doe je een online opgave heb je alle documenten in pdf vorm nodig. Wil je de aangifte per post versturen, zorg dan dat je alle documenten op A4 hebt geprint.
   1. Doelomschrijving of liquidatiebepaling uit de statuten.
   2. Akte van oprichting (met daarin het artikel over statutenwijziging), statuten (met daarin het artikel over statutenwijziging).
   3. Bestuursverslag, deel van de statuten of deel van een andere notariële akte dat op de UBO betrekking heeft.
   4. Zijn de hoger leidinggevenden van je organisatie de UBO’s? Dan hoef je geen documenten waaruit het belang blijkt toe te voegen aan de opgave.
   5. Kopie van een geldig identiteitsbewijs van de UBO’s, voor- en achterkant in kleur waarop het BSN duidelijk te zien is. De foto mag onherkenbaar zijn gemaakt. Woont een UBO in het buitenland? Van deze UBO’s moet je ook de geboortedatum, geboorteland en geboorteplaats vermelden met daarnaast de nationaliteit, het woonadres en het TIN (Tax Identification Number) inclusief land van uitgifte, als de UBO een TIN heeft.
   6. Voor- en achternamen van de UBO’s.
3. Bepaal wie de UBO registratie mag doen. De personen die wijzigingen in het Handelsregister mogen doorgeven namens je stichting, zijn ook tekenbevoegd voor de UBO-opgave. Dit zijn bijvoorbeeld alle bestuurders.

Wat heb je als tekenbevoegde nodig bij de UBO-opgave?

• Voornamen en achternamen
• BSN (als de tekenbevoegde een BSN heeft)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• KvK nummer en volledige naam van de stichting
• Bij online versturen van de opgave: DigiD en IBAN (voor het doen van een 1 cent-betaling) op jouw naam.
• Bij per post versturen van de opgave: kopie van je geldige identiteitsbewijs

UBO-opgave doen
Je schrijft je UBO’s in bij de Kamer van Koophandel in het UBO register.
Online doe je dit op de website van de KvK.

Meer informatie
Meer over de UBO registratie vind je op de website van de Kamer van Koophandel.

Kom je er niet uit of heb je nog aanvullende vragen over het registreren van je UBO’s? Neem dan contact op met Supportpunt via info@supportpunt.nl.