Overleggen zonder notuleren heeft weinig zin. Wat is er afgesproken, wie gaat er wat doen? Maar je wil ook niet alles opschrijven. Hoe maak je een duidelijk en leesbaar verslag?
Soorten notulen Iedere vergadering is weer anders. Ieder schriftelijk verslag, de notulen, dus ook.
Een woordelijk verslag/letterlijke weergave.
Een samenvattend verslag . Je geeft beknopt weer wat er in de vergadering is besproken en besloten.
Een besluitenlijst/actielijst. Je noteert alleen de genomen besluiten of afgesproken acties.
Hoe schrijf je goede notulen?
Formuleer positief/neutraal. Een verslag mag geen persoonlijke meningen of waarnemingen bevatten. Notulen moeten een feitelijke weergave zijn van een vergadering.
Geef iemands woorden niet letterlijk weer. Spreektaal is iets anders dan schrijfstijl. Mensen springen soms van de hak op de tak, maken zinnen niet af of formuleren zaken omslachtig. Daarom moet je je aantekeningen als het ware herschrijven. Gebruik hierbij geen ambtelijk taalgebruik of vakjargon en weinig afkortingen.
Maak van je verslag geen roman. Het gaat om een bondige weergave van de bijeenkomst zijn.
Wees zo exact mogelijk. Vermeld precies welke zaken op welk moment zijn afgesproken en wie wat op welk moment moet doen.
Wissel korte zinnen met lange zinnen af. Een goede afwisseling van deze twee zorgt voor een prettig leesbare tekst.
Het is niet altijd van belang om weer te geven wie wat zegt en wie waarop reageert. Het gaat om de inhoudelijke informatie. Neem dan ook alleen het eindoordeel van een discussie in je verslag op.
Uit welke onderdelen moeten je notulen bestaan? De opbouw van een samenvattend verslag ziet er meestal als volgt uit:
De kop De kop van het verslag bevat alle zakelijke gegevens. Hier noteer je:
Naam van de vergadering.
Datum en plaats.
Namen van de aanwezigen, in alfabetische volgorde en liefst met vermelding van hun vergaderfunctie (voorzitter, notulist, et cetera). Noteer ook de namen van de afwezigen, inclusief wel of geen afmelding.
De agendapunten Standaardpunten van een agenda zijn:
Opening en vaststelling agenda
Neem de agenda op zoals die uiteindelijk in de vergadering is aangehouden. Vaak wordt tijdens de vergadering afgeweken van de opgestelde volgorde.
Vaststellen notulen Noteer de opmerkingen.
Doornemen actielijst
Ingekomen stukken Vermeld welke stukken zijn binnengekomen, auteur, onderwerp en actie.
Mededelingen Dit kan van alles zijn.
Agendapunten Hanteer in je verslag dezelfde volgorde als die van de agenda en geef de agendapunten in je notulen dezelfde nummers en titels. Zo kunnen lezers informatie gemakkelijk terugvinden.
Wat verder ter tafel komt De zaken die niet specifiek in de agenda zijn genoemd.
Rondvraag
Sluiting Vermeld de eindtijd van de vergadering en de nieuwe vergaderdatum, -plaats en –tijd.
De actielijst Soms kan een verslag alleen uit een actie- of besluitenlijst bestaan. Ook kan hij aan de notulen worden toegevoegd. Het duidelijkst is een tabel. Het bespreken van de actielijst is meestal een vast onderdeel in een vergadering. Degenen die een taak moesten uitvoeren, brengen in de vergadering verslag uit van hun vorderingen. Hebben ze hun taken helemaal afgerond, dan verdwijnen ze van de lijst. Zijn ze nog maar gedeeltelijk klaar, dan verandert de lijst.
Mijn notulen zijn klaar, en nu? Je maakt en verspreidt de notulen zo snel mogelijk na de vergadering, anders zijn gemaakte afspraken misschien al achterhaald. Vaak gaan deelnemers pas met hun toegewezen taken aan de slag zodra die op papier staan. Als de inhoud van groot belang is, is het verstandig om je notulen – voor je ze verspreidt – te laten lezen door de voorzitter. Soms zit er veel tijd tussen twee vergaderingen, waardoor deelnemers hun actiepunten vergeten. Vaak lezen mensen een paar dagen voor een vergadering nog eens de notulen na en ontdekken dan, tot hun schrik, dat ze nog van alles moeten doen. Dit kun je voorkomen door deelnemers een herinneringsmail te sturen met alleen hún actiepunten uit de notulen. Zo vergroot je de kans dat iedereen ook doet wat is beloofd.