Kennisbank

Allereerst aandacht voor de verenigingen waar de kascommissie een cruciale rol vervullen, waarna de stichting en diens relatie met de kascommissie besproken wordt.

Nederland telt ruim 250.000 verenigingen en nog meer ‘kascommissies’ die jaarlijks de financiën van verenigingen en andere organisaties controleren. Dit artikel is een praktische hulp voor alle kascommissies.

Het bestuur van elke vereniging moet ieder jaar een financieel verslag opstellen en voorleggen aan de algemene (leden)vergadering. Dit financieel verslag moet gecontroleerd worden. Bij nagenoeg alle verenigingen voert een kascommissie deze controle uit.

De naam ‘kascommissie’ is wellicht verwarrend. De commissie doet immers meer dan enkel het controleren van de kas. Het hoofddoel van de controle is het bieden van zekerheid aan de leden dat het door het bestuur opgestelde financieel verslag een correcte weergave van de werkelijkheid is.

De wet omschrijft de taak van de commissie in artikel 48 lid 2 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek:

De commissie onderzoekt de stukken bedoeld in de tweede zin van lid 1 en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. De ‘stukken bedoeld in de tweede zin van lid 1’ zijn de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting. Deze stukken bij elkaar worden vaak het financieel verslag of de jaarrekening genoemd. De staat van baten en lasten wordt ook wel resultatenrekening of exploitatierekening genoemd.

Het is de taak van de commissie om na te gaan dat de door het bestuur in het financieel verslag verstrekte informatie toereikend en correct is. Daarbij moet de commissie ook beoordelen of de vereniging wettelijke en andere relevante bepalingen heeft nageleefd. Als de vereniging dergelijke bepalingen niet naleeft, kan dit immers financiële gevolgen hebben. In de praktijk wordt dit vaak vergeten.

• Een voorbeeld van een belangrijke wettelijke bepaling is de verplichte aangifte en afdracht van loonheffingen als de vereniging medewerkers in dienst heeft. Als de vereniging dit voorschrift niet naleeft, bestaat er een schuld aan de belastingdienst die niet in het financieel verslag is opgenomen. Het financieel verslag is dan dus niet volledig en dit moet de commissie signaleren.
• Een ander voorbeeld is de verplichting die door sportbonden is opgelegd om periodiek een opgave te doen van het aantal leden per categorie. Als die opgave niet correct is geschied, zal de afdracht van bondscontributie waarschijnlijk ook niet correct zijn geweest en is het financieel verslag dus ook niet volledig.

Verder zal een deskundige commissie ook oog hebben voor andere risico’s, die niet uit het financieel verslag blijken. Doordat de commissie inzicht heeft in de gehele administratie van de vereniging, is zij goed in staat om dergelijke risico’s te signaleren. Denk bijvoorbeeld aan het ontbreken van een brand- en inboedelverzekering voor het clubhuis van de vereniging.

Bovendien zal de algemene ledenvergadering ook van de commissie mogen verwachten dat deze aan de bel trekt wanneer de administratie van de vereniging niet op orde is. Het is mogelijk dat de jaarlijkse financiële verantwoording goed is (al dan niet na het aanbrengen van correcties na de controle door de commissie), maar dat de commissie constateert dat de administratie niet efficiënt is opgezet of gewoon slordig wordt bijgehouden. Daardoor bestaat het risico dat fouten niet tijdig worden opgemerkt of dat een opvolgende penningmeester de administratie niet makkelijk kan overnemen.

Verder is de commissie bij uitstek in staat om te beoordelen of de administratieve organisatie van de vereniging adequaat is. Als de administratieve organisatie niet goed is, bestaat het risico dat fouten in de administratie of frauduleuze handelingen niet of te laat worden ontdekt. Dat kan ook weer grote gevolgen hebben voor de vereniging. De commissie heeft op dit gebied een adviserende taak naar het bestuur van de vereniging evenals de algemene vergadering.

Samengevat heeft de commissie heeft als taken:

• Vaststellen dat de informatie in het financieel verslag toereikend en correct is: controle van de balans, staat van baten en lasten en toelichting;
• Vaststellen dat relevante wettelijke en andere bepalingen zijn nageleefd;
• Rapporteren over de bevindingen aan de algemene vergadering, inclusief: het signaleren van risico’s op het gebied van de administratie en andere gebieden en het adviseren daarover aan het bestuur.
  
  

Stichtingen

Voor verenigingen schrijft de wet voor dat, tenzij de controle statutair is opgedragen aan een accountant of een raad van commissarissen, een kascommissie aanwezig moet zijn. Een dergelijke bepaling bestaat niet voor stichtingen. Een stichting hoeft dus geen kascommissie te hebben.

De statuten kunnen eventueel voorschrijven dat er wel een kascommissie moet zijn. Deze kascommissie wordt dan meestal benoemd door het bestuur of door een eventueel aanwezige raad van toezicht of raad van commissarissen. Veelal bevatten de statuten de bepaling dat de leden van de kascommissie geen bestuurslid mogen zijn en een bepaling die aangeeft aan welk orgaan van de stichting de kascommissie haar bevindingen moet rapporteren. Dat orgaan kan bijvoorbeeld het bestuur of de raad van toezicht zijn.

De aanwezigheid van een kascommissie kan zekerheid bieden aan de bestuursleden dat het financieel verslag geen (opzettelijke of onopzettelijke) fouten bevat. Het bestuur is weliswaar verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van het financieel verslag, maar niet alle bestuursleden hebben de kennis en de mogelijkheden om te controleren of het door de penningmeester vervaardigde financieel verslag correct is. Het aanstellen van een goede kascommissie kan het bestuur dus helpen om de eigen verantwoordelijkheid beter in te vullen!

Donateurs en andere begunstigers van een stichting zijn uiteraard ook geïnteresseerd in de financiën van ‘hun’ stichting. Hoewel er dus geen wettelijke plicht bestaat om het financieel verslag aan donateurs enz. te presenteren, is het uit oogpunt van transparantie toch een goede zaak om aan ‘de achterban’ jaarlijks een financieel verslag aan te bieden. Maar een financieel verslag dat door het bestuur (c.q. de penningmeester) is opgesteld en niet is gecontroleerd door een onafhankelijke kascommissie, biedt de achterban geen enkele zekerheid dat de cijfers ook kloppen. Een deskundige en onafhankelijke kascommissie kan die zekerheid wél bieden.

Soms zullen ook subsidie- en fondsverstrekkers eisen dat het financieel verslag door een kascommissie gecontroleerd is. Daarnaast eisen mensen steeds vaker, die donateur zijn of willen worden van een stichting, een deugdelijke en gecontroleerde jaarlijkse verantwoording van de stichting waaraan zij geld geven.