Kennisbank

Ieder bestuur kent een andere samenstelling, meestal heeft het bestuur ten minste drie rollen; de penningmeester, de secretaris en voorzitter. De bestuurders verdelen de taken onder elkaar. Hieronder is een profiel geschetst met de meest voorkomende taken, werkzaamheden etc. Maar onthoudt, alle leden van het bestuur zijn gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken binnen de organisatie.

Over het algemeen is een secretaris verantwoordelijk voor het beheren van administratieve taken en het ondersteunen van bestuurders, managers of andere leidinggevenden. Hier zijn enkele van de typische verantwoordelijkheden en taken die bij het functieprofiel van een secretaris horen:

Administratieve ondersteuning: Een secretaris zorgt voor algemene administratieve ondersteuning, zoals het beheren van telefoongesprekken, e-mails en correspondentie.

Agendabeheer: De secretaris plant vergaderingen, afspraken en evenementen voor degenen die hij of zij ondersteunt, en houdt de agenda up-to-date.

Notuleren: Tijdens vergaderingen of bijeenkomsten is de secretaris vaak verantwoordelijk voor het maken van notulen, waarin belangrijke beslissingen en actiepunten worden vastgelegd.

Documentbeheer: Het organiseren en beheren van documenten, archieven en bestanden behoort tot de taken van een secretaris.

Correspondentie: Het opstellen en redigeren van zakelijke brieven, memo’s en rapporten namens de leidinggevende(n).

Reizen en accommodatie: Het regelen van reisplannen, vluchten, accommodaties en eventuele benodigde visa voor leidinggevenden.

Budgetbeheer: In sommige organisaties kan een secretaris verantwoordelijk zijn voor het beheren van budgetten, het bijhouden van uitgaven en het indienen van onkostendeclaraties.

Communicatie: Het fungeren als schakel tussen leidinggevenden en andere medewerkers, klanten, leveranciers en externe belanghebbenden.

Vertrouwelijkheid: Een secretaris moet vaak omgaan met vertrouwelijke informatie en moet zorgen voor de beveiliging en geheimhouding van gevoelige gegevens.

Organisatie: Het organiseren van evenementen, bijeenkomsten en conferenties, inclusief het regelen van locaties, catering en andere logistieke details.

Technologische vaardigheden: Goede kennis van kantoorsoftware, zoals tekstverwerking, spreadsheetprogramma’s en e-mailclients, is meestal vereist.

Multitasking: Het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren en prioriteiten te stellen is essentieel voor een secretaris.

De specifieke verantwoordelijkheden kunnen variëren afhankelijk van de organisatie en de behoeften van de leidinggevende(n) die de secretaris ondersteunt. Over het algemeen is een secretaris echter een essentieel lid van het team dat zorgt voor een soepele administratieve werking en helpt bij het stroomlijnen van de dagelijkse activiteiten van een organisatie.