Kennisbank

In dit artikel gaan we in op twee momenten waarop je als bestuurder naar de notaris gaat. Allereerst de oprichting en vervolgens een statutenwijziging.

De oprichting
Voordat je van start gaat met het oprichten van een vrijwilligersorganisatie is het van belang goed na te denken over de rechtsvorm. Dit is de juridische vorm van de organisatie en de manier waarop deze bekend staat bij instanties als de Belastingdienst. Van belang is dat het doel van je organisatie optimaal aansluit bij je rechtsvorm.

Vereniging of stichting
Voor vrijwilligersorganisaties zijn de stichting en de vereniging de meest voorkomende rechtsvormen. Beide rechtsvormen zijn bedoeld voor organisaties die het maken van winst niet als doel hebben. Het belangrijkste verschil is dat mensen die actief zijn binnen een vereniging leden zijn van de vereniging. Dit is niet het geval bij een stichting. Uiteraard zijn er ook nog andere belangrijke verschillen tussen een vereniging en een stichting. Heb je meer hulp nodig bij de oprichting en wat hier allemaal bij komt kijken? Lees dan onze andere artikelen over dit onderwerp.

Notariële akte
Voor de oprichting van een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid of een stichting heb je statuten nodig. Statuten zijn bepalingen en grondregels die ten grondslag liggen aan de organisatie . De notaris stelt een oprichtingsakte op met daarin de statuten. Met deze akte verklaar je dat de stichting in het leven is geroepen en bepaal je de statuten. Lees hier alles over notariële akten en bijbehorende kosten.
Statuten zijn niet hetzelfde als het huishoudelijk reglement, eveneens een verzameling van regels. Deze regels ondersteunen meestal de statuten. Voor het wijzigen van het huishoudelijk reglement hoeft je niet naar de notaris, zoals dat voor wijziging van de statuten wel moet. Vaak wordt in de statuten ruimte gelaten voor verdere invulling van details in een huishoudelijk reglement.
In de statuten staan in ieder geval:

• De naam van de organisatie en waar deze is gevestigd
• Het doel en op welke wijze dit wordt getracht te bereiken
• De duur waarvoor de organisatie wordt aangegaan
• Een beschrijving van het bestuur van de organisatie bestaande uit o.a. het aantal bestuursleden, de wijze van benoeming en ontslag, de periode van benoeming en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid
• De wijze waarop bijzondere besluiten kunnen worden genomen, zoals bijvoorbeeld een statutenwijziging
• Hoe een organisatie kan worden ontbonden en wat er dan dient te gebeuren
  Bij de vereniging komt hier nog bij;
  • Een beschrijving van de leden van de vereniging, zoals welke soorten leden er zijn, op welke wijze deze worden benoemd en op welke wijze het lidmaatschap wordt beëindigd
  • Informatie over de algemene ledenvergaderingen zoals waar, wanneer en hoe vaak deze worden gehouden, wat daarin besloten kan of moet worden en wie daarbij mogen zijn

Extra zaken in de statuten
Naast de wettelijk verplichte zaken kunt je nog andere zaken laten opnemen in de statuten. Ook deze worden dan vaststaande regels. Let wel: het veranderen van statuten kan enkel gedaan worden door de notaris, waarmee kosten zijn gemoeid. Dus neem in de statuten alleen die zaken op die van belang zijn voor het goede reilen en zeilen van de organisatie. Ga niet te gedetailleerd te werk en laat je voorlichten door de notaris.

Huishoudelijk reglement
Het huishoudelijk reglement dient als mogelijke aanvulling op de statuten, maar is er ondergeschikt aan. Het is van belang om te bepalen in hoeverre je huishoudelijke regels wilt vastleggen in de statuten of er ruimte voor wilt laten. Je organisatie is namelijk minder flexibel wanneer alles in de statuten wordt vastgelegd: elke wijziging daarvan moet via een notariële akte gebeuren. Hier vind je meer over het huishoudelijk reglement.

Wijzigen van statuten
Statuten worden ook opgesteld om voor lange tijd gebruikt te kunnen worden. Toch kan het zo zijn dat de statuten ‘uit de mode’ raken en recente bestuurlijke ontwikkelingen niet meer voorkomen in de statuten. Daarnaast ontwikkelt de organisatie zich in de loop der jaren en worden de activiteiten uitgebreid. Wanneer deze situatie zich voordoet is een statutenwijziging nodig.
Stichting

Over het algemeen beslist binnen een stichting het bestuur over een statutenwijziging, tenzij in de statuten is opgenomen dat er nog andere instanties bij moeten worden betrokken. Dat kunnen bijvoorbeeld de toezichthouders zijn.
Als je wilt dat de statuten van jouwstichting gewijzigd kunnen worden en op welke wijze dit kan, dien je dit in die statuten op te nemen. Doe je dat niet, dan moet een rechter beslissen over het al dan niet toestaan van wijzigingen;

Vereniging
Binnen een vereniging beslist de algemene ledenvergadering over een statutenwijziging. Ook hier geldt dat andere bij een statutenwijziging betrokken instanties in de statuten moeten worden vermeld.
In principe moet de algemene ledenvergadering een statutenwijziging aannemen met een tweederdemeerderheid. Je kunt in de statuten echter een bepaling laten opnemen over het aantal leden dat aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn voor een geldig besluit over een statutenwijziging. 

Kosten en benodigdheden van oprichting stichting of vereniging
In dit artikel gaan we in op de kosten en benodigdheden voor het oprichten van een stichting of vereniging. In de rest van het artikel wordt er met organisatie een stichting of vereniging bedoeld. De genoemde bedragen zijn indicatieve bedragen, verschillende kantoren kunnen verschillende tarieven vragen.

Hiermee komen de kosten neer op (indicatie) :

• Standaard statuten opstellen en de ondertekening ca €350
• Bijkomende kosten vanuit wettelijke verplichtingen ca € 50
• Inschrijving bij de kamer van koophandel verwerking €50
• Totale kosten exclusief btw €450,–

Benodigdheden
Bij de oprichting heeft de notaris een aantal zaken nodig

• (Contact)gegevens van de beoogde bestuurders; Beroep, kopie ID., Naam, Email, Telefoonnummer
• Handtekening van de bestuurders
• De naam en het doel van de organisatie
• Zetel, adres- en contactgegevens