Kennisbank

Regelmatige bestuursvergaderingen zijn een essentieel onderdeel van het opbouwen en het in stand houden van een succesvolle organisatie. Voor stichtingen en verenigingen speelt het bestuur een belangrijke rol bij het bepalen van de agenda van de organisatie – het bepalen van prioriteiten, het stellen van doelen en het evalueren van het beleid.

Bestuursvergaderingen zijn cruciaal, maar ze zijn vaak te ongeorganiseerd om effectief te zijn. Eindeloze discussies over details, geen beslissingen of een bestuursvergadering die enorm uitloopt. Op het eerste oog herkenbare struikelblokken die kunnen ontstaan tijdens een bestuursvergadering.
Hieronder enkele tips die van je volgende bestuursvergadering een succes maken.

Wat is een bestuursvergadering?

Een bestuursvergadering is een vergadering van het bestuur van een stichting of vereniging. De frequentie wordt meestal statutair bepaald. Tijdens de vergadering worden het beleid en belangrijke kwesties besproken. Het bestuur bepaalt de algemene richting van de organisatie.

Vier onderwerpen die tijdens een bestuursvergadering worden besproken

Zoals bij de meeste vergaderingen is het opstellen van een agenda om de vergadering bij het onderwerp en de stemming te houden belangrijk. Als het gaat om tijdbeheer en de productiviteit van de vergadering is ieders tijd kostbaar. Door te beschrijven wat er tijdens de bestuursvergadering zal worden besproken, kunnen bestuursleden voorbereid en gefocust de vergaderzaal binnenwandelen.

Typisch voor bestuursvergaderingen zijn deze vier doelstellingen:

1. Organisatie resultaten
   Het eerste punt op de agenda is meestal een overzicht van de resultaten van de organisatie. Bespreek of de resultaten van de stichting of vereniging in de goede richting gaan en of de doelstellingen zijn gehaald. Bijvoorbeeld: zijn er genoeg nieuwe leden, gaat het goed met de ticketverkoop van de voorstellingen of hoeveel mensen willen deelnemen aan de activiteit.
   Je praat over de behaalde resultaten, maar ook over gebieden waarop de stichting of vereniging is tekort geschoten. Kijk naar gemiste doelstellingen, werk aan oplossingen voor missers en stimulansen voor overwinningen.
   Besprekingen over de prestaties van de organisatie moeten beperkt blijven tot korte samenvattingen. Praat over de belangrijkste pijnpunten of hoogtepunten en bewaar de details voor vervolggesprekken.
2. Toekomstige strategieën
   Nadat je hebt nagedacht over wat wel en wat niet heeft gewerkt, is het goed om na te denken en een strategie uit te stippelen over wat je in de toekomst kunt doen om de groei van je organisatie te bevorderen. Het grootste deel van een goede bestuursvergadering zou moeten bestaan uit het bespreken van toekomstige strategieën die zullen worden geïmplementeerd en hoe ze zullen worden uitgevoerd door de organisatie.
   Het doel moet altijd zijn het bevorderen van groei; of het nu gaat om sportresultaten, subsidies binnenhalen, collectes of ticketsales.
   Dit is de kans voor het team om deze strategieën op elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit en dezelfde doelstellingen voor ogen heeft.
3. Problemen en kansen
   Het starten met nieuwe ideeën en strategieën in een organisatie brengt nieuwe obstakels en uitdagingen met zich mee. Vergaderingen van het bestuur zijn een goed moment om hindernissen te bespreken en ideeën aan te moedigen om ze te omzeilen.
   Je moet ook kijken naar nieuwe mogelijkheden en bespreken of deze de tijd en mogelijke geldinvesteringen waard zijn.
4. Plannen van aanpak maken
   Als alle belangrijke details zijn besproken, kan het bestuur het hebben over actieplannen die van invloed zullen zijn op de toekomst van de organisatie. Deze plannen kunnen worden voorgesteld en er kan tijdens de vergadering over worden gestemd.
   Plannen van aanpak kunnen betrekking hebben op zaken als verbeterde processen, een nieuwe strategie, protocol voor het verwelkomen van (nieuwe) leden, het oplossen van een belangrijk subsidieprobleem of zelfs het vaststellen van de agenda voor toekomstige vergaderingen. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat de onmiddellijke volgende stappen zijn.

Veel gestelde vragen over bestuursvergaderingen

Hoelang moet een bestuursvergadering duren?
Bestuursvergaderingen mogen niet langer duren dan twee uur hierna neemt de efficiëntie snel af. De tijd van uw vrijwilligs is zeer waardevol, de vergaderingen moeten zich richten op onderwerpen op strategisch niveau waarbij kleinere details worden overgelaten voor andere vergadermomenten.

Hoe vaak moeten bestuursvergaderingen plaatsvinden?
Bestuursleden bepalen zelf hoe frequent ze willen vergaderen. Wekelijks of maandelijks, maar dit kan ook statutair bepaald zijn. Het is aan te raden om dit minstens twee keer per jaar te doen, voor het vaststellen van de begroting en voor de prognose hiervan eerder in het jaar.

Wie woont meestal de bestuursvergaderingen bij?
Vergaderingen van het bestuur worden gewoonlijk bijgewoond door de bestuurders die benoemd zijn door het bestuur of de ALV. Alle overige personen die van belang zijn voor de agenda kunnen ook aanwezig zijn.