Wie doet wat?

Stappenplan opzetten AO: 2. Wie doet wat?

Op het moment dat alles rondom de primaire registratie geregeld is kan er worden nagedacht over wie wat gaat doen. Het scheiden van functies is de basis van een administratieve organisatie. Echter heeft het scheiden van functies pas effect als er tegengestelde belangen worden gecreëerd. Dat wil zeggen dat bij een inkoop de inkoper belang heeft bij een zo laag mogelijke prijs waarbij de kwaliteit niet altijd doorslaggevend zal zijn in tegenstelling tot de productie die kwalitatief goede materialen nodig heeft om goede eindproducten te fabriceren.

In principe zal in een proces de overgang van geld en goederen gescheiden moeten zijn tussen minimaal 2 functies, zodat de administratie de informatiestromen van beide functies registreert en achteraf het proces kan worden beoordeeld en getoetst.

Voor het onderverdelen van functies kan worden uitgegaan van de volgende basis:
De bewaarfunctie: het bewaren van goederen en geld. Bijvoorbeeld magazijnman en kassier.
De beschikkingsfunctie: is bevoegd tot handelen met derden. Bijvoorbeeld inkoop en verkoop.
De registratiefunctie: registreren van financiële transacties. Bijvoorbeeld alle afdelingen waarbij transacties plaatsvinden waaronder de afdeling administratie.
De controlefunctie: het controleren en accorderen van bepaalde richtlijnen en transacties. Bijvoorbeeld bestuur, directie en administratie
De uitvoerfunctie: het uitvoeren van werkzaamheden. Bijvoorbeeld een bouwvakker die werkzaamheden verricht ten behoeve van de bouw.

Dit betekent dat in proces inkoop bij een handelsbedrijf de volgende functiescheiding optreedt:

Zonder het verdelen van functies binnen stichtingen en daarmee het creëren van tegengestelde belangen kan een accountant geen goedkeurende verklaring afgeven!

Supportpunt heeft de grootst mogelijke zorg besteed aan de ontwikkeling en samenstelling van dit artikel. Supportpunt geeft echter geen garantie over de juistheid van de verstrekte informatie. Supportpunt is niet aansprakelijk voor onjuistheden of ontbrekende informatie betreffende de inhoud. Alle informatie kan, zonder voorafgaande kennisgeving, op elk moment door Supportpunt worden gewijzigd of verwijderd.