Voorbeeld van een inkoopproces

Voorbeeld van een inkoopproces

Vaste kosten(energie, huurkosten ect.)
Energiekosten of andere kosten met een permanent karakter komen bijna altijd terug bij verengingen en stichtingen met werkruimtes en/of kantoor. Hieronder worden de stappen beschreven die gevolgd moeten worden bij een stichting om de interne controle te waarborgen. In de praktijk zullen sommige stappen overbodig zijn.

Leveranciers worden gezocht en door middel van het aanvragen van offertes bepaald de inkoper, welke is bevoegd tot het maken van de keuze, een keuze..
Vooraf worden de leverings- en betalingsvoorwaarden vastgelegd in een contract door de inkoper in onderhandeling met de leverancier.
Na ondertekening van het contract zal het contract worden geregistreerd in het contractenbestand waar de overeengekomen voorwaarden vastgelegd worden door de inkoper. Het contract zelf gaat de contractenmap in.
De administrateur controleert de invoer aan de hand van het ondertekende contract.
Na verloop van tijd komt de eerste factuur binnen bij de inkoper. De inkoper autoriseert de factuur en registreert de ontvangst van de factuur.
Dan geeft hij deze af aan administrateur. Die controleert de factuur aan de hand van het contract en boekt de factuur in.
Indien de betaling via automatische incasso verloopt dan zal de administrateur via het bankafschrift de betaling boeken en is het proces klaar.
Indien er zelf betaald wordt zal de administrateur de betaling klaar zetten in telebankieren. Degene die bevoegd is tot het verrichten van betalingen zal de betalingsopdracht bevestigen nadat deze persoon de betalingsopdracht heeft gecontroleerd.

Variabele kosten contant geld (koffie, melk ect.)
Een stichting en vereniging kan het nodige contant betalen. Met name kantinekosten worden vaak met contant betaald. Belangrijk hierbij is dat er sprake is van een kassier die onafhankelijk de kas bijhoudt. Hij houdt het zogenaamde kasregister bij: Van elke mutatie dient een kwitantie ten grondslag te liggen. Een kwitantie is een bewijsstuk waarop het uitgegeven bedrag vermeld staat en waarop handtekeningen komen te staan. Voor het onderstaande voorbeeld zijn we uitgegaan van het inkopen van koffie.

De inkoper krijgt opdracht koffie te halen, gaat naar de kasbewaarder en vraagt geld om koffie te halen.
De kasbewaarder schrijft een kwitantie met daarop het bedrag dat de inkoper meekrijgt.
De inkoper tekent voor ontvangst van het geld en krijgt een kopie van de kwitantie mee. Een kopie van de kwitantie wordt in de kas bewaard als zijnde openstaand geld.
De inkoper koopt de koffie, neemt het kassabonnetje mee als bewijs en levert het overtollige geld met het kassabonnetje in bij de kassier.
De kassier tekent voor ontvangst op de kwitantie.
De kasbewaarder neemt het op in de kasboek en daarmee is de inkoop afgerond.