De algemene ledenvergadering
De algemene ledenvergadering (ALV) is een onderdeel van de vereniging dat, zoals de naam al doet vermoeden, uit alle leden van de vereniging bestaat.
In de statuten van de vereniging staat meestal één paragraaf waarin wordt vermeld hoe vaak en hoe de algemene ledenvergadering (ALV) moet worden gehouden. Doorgaans is dit minimaal één keer per jaar. Het is dus belangrijk dat je in de statuten leest welke basis afspraken je vereniging heeft. In de statuten kunnen de volgende aspecten staan:
- Welke informatie je minimaal moet delen met de leden;
- Waarvoor je decharge vraagt;
- De regels omtrent de kascommissie;
Omdat de algemene ledenvergadering een belangrijk onderdeel is van de vereniging gaan we hier uitgebreid op in. De volgende onderwerpen worden besproken.
- Wat is een Algemene Ledenvergadering?
- Hoe vaak moet een Algemene ledenvergadering gehouden worden?
- De taken en bevoegdheden van een Algemene Ledenvergadering
- Wie mogen er komen en stemmen?
- Bijeenroeping ALV
- De cyclus van de vereniging
- Agenda
- Digitale ALV
- Tips voor de ALV
Wat is een Algemene Ledenvergadering?
Alle leden van een vereniging bepalen gezamenlijk het beleid en de activiteiten voor de komende periode. De leden hebben alle bevoegdheden die niet door de wet bepaald zijn. Omdat de leden niet dagelijks ondervraagd kunnen worden over bepaalde zaken of uitgaven, wordt er een bestuur samengesteld. Het samenstellen van het bestuur gebeurt tijdens de Algemene Ledenvergadering. Deze bestuurders dienen de wil van leden te vertegenwoordigen in het beleid. Echter, de bestuurders moten moeilijke keuzes maken die niet altijd goed vallen bij de leden, neem een contributieverhoging. Niet leuk voor de leden wellicht wel noodzakelijk voor een gezonde club. Zodoende heeft het bestuur ook een redelijk vrijheid om te handelen. Het moet alleen toestemming vragen voor het te voeren beleid en goedkeuring krijgen van de leden over het uitgevoerde beleid (verleden en toekomst). Het beleid wordt goedgekeurd als een meerderheid ermee instemt, zodoende is de wil van de leden, de wil van de meerderheid van de leden.
Hoe vaak moet een Algemene ledenvergadering gehouden worden?
De algemene ledenvergadering moet volgens de wet minimaal één keer per jaar bijeengeroepen worden en plaatsvinden. Op die ALV wordt het jaarverslag gepresenteerd; het bestuur legt dan verantwoording af. De wet geldt als minimumeis, maar hoe vaak en hoe de algemene vergadering gehouden moet worden kan beschreven staan. Lees daarom altijd de statuten van de vereniging.
Naast die ene wettelijk verplichte algemene ledenvergadering kunnen er nog meer plaatsvinden. De wet bepaalt dat het bestuur de ALV bijeenroept zo vaak als het bestuur dit wenselijk vindt of daartoe verplicht is op grond van de wet of de statuten.
Statutair kun je als vereniging dus bijvoorbeeld vastleggen dat je twee keer per jaar een algemene ledenvergadering hebt. Ook kan statutair worden bepaald dat recht om de ALV bijeen te roepen aan een ander orgaan wordt toegekend, zoals de raad van commissarissen.
De taken en bevoegdheden van een Algemene Ledenvergadering
De ALV mag niet besturen. Deze verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur van de vereniging. Op de ALV wordt het gevoerde en te voeren beleid besproken. Dit beleid wordt uitgevoerd door het bestuur van de vereniging. Het verantwoorden van het gevoerde beleid gebeurt onder andere door een jaarverslag en een financieel verslag. De ALV kan wanneer deze het niet eens is met het gevoerde beleid, de bestuurders ontslag verlenen en een nieuw bestuur aanstellen. Het ontslaan van het bestuur of het keuren van het beleid zijn niet de enige bevoegdheden van de ALV. Tot deze bevoegdheden behoren de volgende zaken:
- De benoeming, schorsing en het ontslag van bestuurders (art. 2:37 BW);
- De goedkeuring van de balans en de staat van baten en lasten met toelichting (art. 2:48 lid 1, tweede volzin BW), dan wel de vaststelling van de jaarrekening (art. 49 lid 3 BW);
- Wijziging van de statuten (art. 2:42 BW);
- Ontbinding van de vereniging (art. 2:19 lid 1 sub a BW);
- Omzetting van de vereniging in een andere rechtspersoon (art. 2:18 BW);
- Fusie of splitsing (art. 2:317 respectievelijk 3M lid 1 BW); en
- De bevoegdheid alsnog over te gaan tot toelating van door het bestuur geweigerde aspirant-leden, alsmede de beslissing over een beroep tegen ontzetting (art. 2:33 respectievelijk 2:35 lid 4 BW).
Wie mogen er komen en stemmen op de ALV?
De wet bepaalt dat alle leden die niet geschorst zijn, toegang hebben tot de algemene vergadering. Wie de leden van de vereniging zijn, wordt bepaald door de statuten van de vereniging. Naast leden kunnen ook niet-leden worden uitgenodigd om de algemene vergaderingen bij te wonen. Denk aan een persoon die tijdens de ledenvergadering een lezing komt houden. Niet-leden mogen alleen deelnemen aan de ledenvergadering als zij hiertoe expliciet een uitnodiging hebben ontvangen. Dit is ook logisch, nu de algemene vergadering een vergadering is van de leden en zij in die vergadering hun lidmaatschapsrechten mogen uitoefenen.
Stemrecht
Hoewel een verenigingslid maar één keer lid kan zijn, kunnen bepaalde verenigingsleden wel een meervoudig stemrecht hebben. Hun stem weegt dan zwaarder dan die van andere leden. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan de oprichters van de vereniging, die een extra stem krijgen. Hoe het stemrecht bij jouw vereniging is geregeld staat in de statuten.
Wat in de praktijk vaak gebeurt, is dat aspirant-leden en minderjarige leden geen stemrecht hebben in de ALV. In de wet is echter nergens vastgelegd dat dit mag. Je kunt er als vereniging wél voor kiezen om in de statuten op te nemen dat het stemrecht van een lid pas na een half jaar van toepassing is. Daarmee ontneem je aspirant-leden het stemrecht niet; je verbindt alleen een voorwaarde aan het stemrecht en laat het daarmee op een later moment ingaan.
In de algemene ledenvergadering wordt gestemd over allerlei besluiten. Dit houdt niet veel meer in dan dat de voorzitter een onderwerp ter stemming aandraagt en de leden voor of tegen kunnen stemmen. Normaal gesproken wordt beslist bij gewone meerderheid van stemmen (oftewel: de helft van het totaal aantal uitgebrachte stemmen plus één).
Quorum
Voor bepaalde zwaarwegende onderwerpen wordt doorgaans de eis gesteld dat uitsluitend besluiten hierover kunnen worden genomen in een vergadering waarin een bepaald minimumaantal leden aanwezig is c.q. vertegenwoordigd is. Men spreekt in dit verband van een quorum. Voorbeelden hiervan zijn is een statutenwijziging en ontbinding. Besluitvorming zonder dat het wettelijk of statutair voorgeschreven quorum aanwezig is, leidt tot nietigheid van het besluit. Wat inhoudt dat het besluit niet bestaat.
Bijeenroepen ALV
Vrijwel altijd wordt er bij de bijeenroeping van de ALV een agenda meegestuurd, waarop alle te behandelen punten zijn genoemd. Zo kan ieder lid de afweging maken om al dan niet aanwezig te zijn bij de vergadering. Het bijeenroepen kan schriftelijk of digitaal (als daarmee is ingestemd door de leden of dit statutair is vastgelegd). De regels omtrent bijeenroepen staan in de statuten, het juist bijeenroepen is cruciaal. Als hier grote fouten in worden gemaakt, zoals niet houden aan de termijnen, dan zijn alle besluiten op de foutief bijeengeroepen ALV nietig. Wat inhoudt dat ze wettelijk niet bestaan.
Bijeenroepen ALV door leden
Daarnaast is wettelijk vastgelegd (artikel 2:42 lid 2 BW) dat de leden van de vereniging zelf ook het recht hebben om een algemene ledenvergadering bijeen te laten roepen.
Hier is 10% (of minder als dit statutair is vastgelegd) van het totaal aantal stemgerechtigden tijdens de ALV voor nodig: “Op schriftelijk verzoek van ten minste een zodanig aantal leden of afgevaardigden als bevoegd is tot het uitbrengen van een tiende gedeelte der stemmen in de algemene vergadering of van een zoveel geringer aantal als bij de statuten is bepaald, is het bestuur verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van het verzoek.”
De cyclus van de vereniging
De verstandhouding tussen het bestuur, de leden en het beleid kent een cyclus. Het begint met de jaarvergadering, hier worden de plannen voor het komende jaar besproken en het gevoerde beleid gekeurd. Dan begint het jaar/ het seizoen, en gaat het bestuur aan de slag met het uitvoeren van het beleid tijdens vergaderingen controleert het bestuur hoe het ervoor staat en vinden er tussentijdse controles plaats. Maar er kunnen altijd dingen gebeuren in een jaar, waardoor alles om gegooid moet worden. Het bekendste voorbeeld Covid-19. Het bestuur moet de plannen wellicht wat loslaten, bijsturen en improviseren. Maar omdat er van de plannen wordt afgeweken, is dit niet iets waar de leden mee ingestemd hebben. Zodoende moet het bestuur, de jaar vergadering voorbereiden en de deuren openen. Wat hebben ze allemaal gedaan, is het gelukt om het beleid uit te voeren en wat zijn de toekomstplannen. Dit alles wordt besproken op de jaarvergadering en dan begint de cyclus weer opnieuw. Om je te helpen bij de jaarvergadering zijn hier onder een mogelijke agenda weergegeven en andere handvaten.
Figuur 1: De bestuurscyclus van de vereniging
Agenda
Meestal heeft de agenda een vaste volgorde, onderstaand overzicht is een standaard agenda.
- Opening: De voorzitter opent de vergadering;
- Vaststellen Agenda: mogelijke aanvullingen of wijzigingen in de agenda worden vastgesteld;
- Mededelingen: De voorzitter doet mededelingen over bijvoorbeeld de afwezigen;
- Goedkeuring Notulen: De notulen van de vorige ALV worden besproken, eventuele fouten kunnen worden aangekondigd;
- Commissies: Commissies worden bedankt en komende activiteiten worden aangekondigd;
- Financiële Jaarverslag;
- Verslag van de Kascommissie;
- Goedkeuren van jaarverslag en verkrijgen decharge;
- Agendapunten die per vergadering variëren;
- Tonen wijzigingen beleidsplan;
- Waar zijn wij mee bezig? De voorzitter vertelt waar het bestuur meer bezig is;
- Plannen voor het volgende jaar;
- Wat verder ter tafel komt: Zaken die tijdens de ALV naar voren zijn gekomen en extra aandacht behoeven;
- Rondvraag: Aanwezigen mogen hier vragen stellen aan het bestuur;
- Nieuwe Datum ALV: De voorzitter noemt de datum van de volgende ALV;
- Sluiting: De voorzitter sluit de vergadering.
Digitale ALV
In het verleden werden algemene ledenvergaderingen altijd fysiek gehouden. Het was een avond in het clubhuis of een speciaal daarvoor afgehuurde zaal, waar alle leden mochten verschijnen. De hedendaagse techniek maakt het echter mogelijk om een ALV ook digitaal te laten plaatsvinden.
In principe is een digitale algemene ledenvergadering enkel mogelijk als de statuten dit toestaan. Echter, in 2020 is een corona-spoedwet in werking getreden die iedere vereniging de mogelijkheid biedt de ALV digitaal te houden, ook als de statuten van de vereniging die mogelijkheid niet boden. Alleen wanneer deze afloopt dan moet het statutair mogelijk gemaakt worden.
Belangrijke aandachtspunten bij een digitale ALV zijn:
- Adequate techniek (als die faalt, moet de vergadering opnieuw);
- Vastleggen/opnemen van de gehele algemene ledenvergadering voor latere verificatie;
- Elektronische stembiljetten met two-factor authenticatie vooraf aan leden toezenden of stemmen via een aparte stemtool;
- Administratie van stemcodes opzetten en bijhouden, volmachten digitaal mogelijk maken.
Supportpunt heeft een specifiek artikel over de Digitale ALV voor meer informatie. Ook heeft NOC*NSF in 2020 een stappenplan opgezet voor het houden van een online algemene ledenvergadering, toegespitst op de corona-pandemie. Deze kun je als ander soort vereniging ook gebruiken en blijft nuttig ook na corona.
Tips voor de ALV
De algemene ledenvergadering is een jaarlijks terugkerend evenement op de kalender voor alle verenigingen. De praktijk leert dat het soms lastig kan zijn je leden warm te maken voor de bijeenkomst. Hoe zorg je ervoor dat de ALV goed bezocht wordt? Hieronder vind je enkele websites die je kunnen helpen bij het organiseren van de ALV.
Supportpunt heeft de grootst mogelijke zorg besteed aan de ontwikkeling en samenstelling van dit artikel. Supportpunt geeft echter geen garantie over de juistheid van de verstrekte informatie. Supportpunt is niet aansprakelijk voor onjuistheden of ontbrekende informatie betreffende de inhoud. Alle informatie kan, zonder voorafgaande kennisgeving, op elk moment door Supportpunt worden gewijzigd of verwijderd.
