Administratie
Een betrouwbaar inzicht in de financiële positie van de organisatie waar je vrijwillig bestuurder bent, is volgens ons een absolute basisvoorwaarde. Het is echter niet vanzelfsprekend dat alle kennis op dit gebied aanwezig is binnen uw bestuur. Supportpunt biedt voor organisaties uit Eindhoven de uitkomst. Het is immers wel zo prettig als je op de cijfers kunt vertrouwen!
Op onze kennisbank vind je antwoord op de vragen die bestuurders ons stellen. De artikelen kunnen je op weg helpen om de basis van de administratie te begrijpen.
Supportpunt heeft de grootst mogelijke zorg besteed aan de ontwikkeling en samenstelling van deze artikelen. Supportpunt geeft echter geen garantie over de juistheid van de verstrekte informatie. Supportpunt is niet aansprakelijk voor onjuistheden of ontbrekende informatie betreffende de inhoud. Alle informatie kan, zonder voorafgaande kennisgeving, op elk moment door Supportpunt worden gewijzigd of verwijderd.
Algemeen
Financiële administratie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële gegevens ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van een stichting of vereniging en het afleggen van verantwoording daarover.
De financiële administratie wordt vaak gezien als het belangrijkste onderdeel binnen de totale administratie van een vereniging of stichting. Binnen de financiële administratie worden alle financiële gegevens vastgelegd die te maken hebben met de financiële positie van uw vereniging of stichting.
Een financiële administratie bestaat uit de volgende onderdelen:
- Kas- en bankadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- Salarisadministratie
- Eventueel aangevuld met een ledenadministratie
Jaarrapport
- Bestuursverslag
- Jaarrekening
- Bestuursverklaring
Een bestuursverslag is een schriftelijk verslag van het bestuur over de gang van zaken bij het gevoerde beleid door de vereniging of stichting. Bij verengingen en stichtingen wordt vaak de term ‘activiteitenverslag’ gebruikt. De maatschappelijke betekenis van de activiteiten van een verenging of stichting blijkt slechts in beperkte mate uit de financiële gegevens van de jaarrekening. Het bestuursverslag is de plaats om het resultaat van de activiteiten uitgebreid te beschrijven. Het bestuursverslag van een vereniging of stichting is hierdoor zeer relevant voor de gebruikers van de jaarrekening.
Een jaarrekening is een momentopname van de financiële situatie van een vereniging of stichting in het voorgaande boekjaar. Elke vereniging of stichting maakt één jaarrekening op. Een jaarrekening bestaat uit een balans, een staat van baten en lasten en een toelichting op beide.
De balans is een momentopname van de financiële situatie van de vereniging of stichting op een bepaald moment. Het overzicht bestaat uit de bezittingen (activazijde) en vermogen en schulden (passivazijde) van de vereniging of stichting, meestal aan het eind van een boekjaar. Het boekjaar loopt gelijk met het kalenderjaar, de datum van de balans is dus vrijwel altijd 31 december. Bij voetbalverenigingen loopt het boekjaar van 1 juli tot en met 30 juni. Hier is dus de balansdatum 30 juni.
De bezittingen, ook wel activa genoemd, bevinden zich aan de linkerkant van de balans. Het vermogen en de schulden, op de rechterkant van de balans, worden de passiva genoemd.
Een staat van baten en lasten wordt ook wel een exploitatierekening of een resultatenrekening genoemd. Het geeft een inzicht van alle inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode. Dit overzicht eindigt met het resultaat die in die periode zijn behaald. Het resultaat kan zowel positief als negatief zijn.
In de toelichting zijn de waarderingsgrondslagen voor de balans en staat van baten en lasten opgenomen alsmede wordt er een toelichting gegeven op de balansposten en worden de diverse opbrengsten en kosten verder uitgesplitst.
Een accountantsverklaring geeft een oordeel over de jaarrekening. Deze is soms verplicht. De accountant controleert de jaarrekening van een vereniging of stichting aan de hand van de boekhouding van het jaar en overige bescheiden en stelt naar aanleiding daarvan een onafhankelijk rapport op.
Supportpunt ondersteunt je met het verkrijgen van een accountantsverklaring. Bel ons op (040) 202 73 90 of mail naar info@supportpunt.nl, voor een kennismakingsgesprek of vraag naar de mogelijkheden.
Het bestuur van de vereniging of stichting verklaart dat, zover het bestuur bekend, de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de activa en passiva, de financiële positie en het resultaat van de vereniging of stichting. Alle bestuursleden dienen de bestuursverklaring te ondertekenen daar het een verantwoording is van het voltallige bestuur.
Financiële organisatie
Een vereniging of stichting besturen is al moeilijk genoeg. Waarom zou je jezelf zorgen maken over de toekomst? Omdat je straks succes hebt als je nu de juiste beslissingen neemt. Het helpt als je prognoses en begrotingen opstelt.
Besturen is vooruitkijken. Maar om vooruit te kunnen zien, heb je inzicht in je eigen organisatie nodig.
Een begroting geeft je controle over jouw organisatie.
Er zijn meerdere redenen om een begroting te maken o.a.:
- Je bent op de hoogte van de financiële haalbaarheid van jouw plan
- Je hebt meer mogelijkheden voor krediet
- Je kunt snel bijsturen
- Je kunt jouw financiën beter beheren
- Door budgetten te maken, kun je financiële beslissingen nemen die transparant zijn.
- Je kunt de juiste kostprijs bepalen
Je kunt budgetten opstellen via jouw begroting. Hierin kun je vastleggen wat je gedurende een bepaalde periode aan een bepaalde activiteit, zoals flyers of andere vorm van marketing, wilt uitgeven. Budgetten zijn in vergelijking met prognoses statisch en blijven gedurende een bepaalde tijd (meestal een maand, een kwartaal of een jaar) hetzelfde. Budgetten geven je controle over jouw uitgaven.
Maar hoe maak je nauwkeurige voorspellingen en prognoses? Om te beginnen moet je bepalen wat je precies te weten wilt komen. Wil je weten of jouw vereniging of stichting de komende tijd zal kunnen overleven? Dan moet je inzicht hebben in jouw toekomstige diensten en verplichtingen. En om ervoor te zorgen dat je niets koopt wat je niet nodig hebt, heb je inzicht nodig in jouw voorraden.
Verder wil je misschien jouw kosten bijhouden of de tevredenheid van mensen die je helpt meten.
Er is veel software die je kan helpen om jouw organisatie meer ‘meetbaar’ te maken. Echter, Supportpunt kan je helpen met de meeste cruciale, de Boekhouding. Je krijgt veel inzicht in jouw financiële organisatie en kunt betere beslissingen nemen om zo goed te besturen.
Rapportages
Door de boekhouding krijg een goed overzicht van alle financiële gegevens van jouw vrijwilligersorganisatieorganisatie. Dit is vooral handig als je de cijfers moet presenteren aan andere partijen, zoals de gemeente of een fonds.
BTW plicht voor stichtingen en verenigingen
Als een stichting of vereniging btw-plichtig is, gelden de volgende facturatieregels:
- Verplichte factuurgegevens: Net als andere ondernemingen moeten btw-plichtige stichtingen en verenigingen voldoen aan de wettelijke eisen voor facturen. Een factuur moet de volgende gegevens bevatten:
- Naam en adres van de stichting/vereniging en de afnemer. Vermeld de volledige juridische naam van de leverancier én de afnemer. Het vermelden van de handelsnaam mag ook, op voorwaarde dat die in combinatie met het adres en woonplaats bij de KvK is geregistreerd. Vermeld de volledige adressen. Alleen een postbusnummer is niet voldoende.
- BTW-nummer van de stichting/vereniging.
- Opeenvolgend factuurnummer.
- Datum van de factuur.
- Een beschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- Het totaalbedrag exclusief en inclusief btw.
- Het btw-tarief en het bedrag aan btw.
Voor het volledig overzicht verwijzen wij graag naar de website van de Belastingdienst.
- Factureren zonder btw: Als de activiteiten zijn vrijgesteld van btw, moet de factuur ook duidelijk vermelden dat er sprake is van een vrijstelling, bijvoorbeeld met de tekst “Vrijgesteld van btw” of “Geen btw van toepassing”.
Als jouw organisatie een product of dienst afneemt van een particulier, kan deze een kwitantie verstrekken in plaats van een factuur.
- Voorbelasting aftrekken: Als de stichting of vereniging btw-plichtig is, kan de btw die betaald wordt op ingekochte goederen en diensten (voorbelasting) worden teruggevraagd via de btw-aangifte. Dit geldt echter alleen voor kosten die verband houden met de btw-belaste activiteiten.
- Geen aftrek bij vrijgestelde activiteiten: Als de stichting of vereniging alleen vrijgestelde activiteiten verricht, kan de betaalde btw op kosten niet worden teruggevraagd.
In sommige gevallen verricht een stichting of vereniging zowel btw-belaste als vrijgestelde prestaties (bijvoorbeeld een combinatie van commerciële activiteiten en vrijgestelde liefdadigheidsactiviteiten). In dit geval is de btw-aftrek gedeeltelijk mogelijk, en moet er een verhouding worden gemaakt tussen de belaste en vrijgestelde prestaties.
